ООО «Нестле Россия» переходит на электронный документооборот с ключевыми ритейлерами и некоторыми поставщиками, решив раз и навсегда покончить с проволочками, связанными с бумажными документами.
Две беды
Из-за задержек и нарушений в бумажном документообороте между компаниями страдают как сроки поставок, расчеты с контрагентами, так и отношения между деловыми партнерами. В компании «Нестле Россия» было принято решение перейти на электронный документооборот, чтобы устранить эти типичные для российской деловой среды проблемы.
Поскольку компания включает в себя несколько юридических лиц, функционирующих в разных регионах (производство, склады, центры продаж), то приходилось использовать нелокализованную версию SAP. Но в этой системе необходимо было сканировать всю входящую документацию, а затем пересылать их в штаб-квартиру через пункты проверки документов. Зачастую копии документов оказывались недостаточно точными, и головной офис возвращал их на переделку.
Екатерина Роговская, менеджер по оптимизации бизнес-процессов ООО «Нестле Россия» подтверждает: «Проблемы заключалась в том, что срок оплаты подходит, наши поставщики ждут деньги, а мы еще даже не получили документы, а если получили, то не можем найти, на каком этапе прохождения они в данный момент находятся, так как у нас несколько этапов проверки».
«Ашан» оценил преимущества ЭДО
В 2014 году «Нестле Россия» провела пилотный проект по ЭДО с торговой сетью «Ашан». Начать решили с самого больного - договоров поставки. В результате тестирование показало, что более 99% счетов-фактур и накладных были загружены в учетную систему ритейлера без ошибок, что позволило серьезно облегчить работу бухгалтерии, ведь больше не нужно было заносить документы вручную.
Данные, которыми обменивается ритейлер с поставщиками, теперь всегда идентичны. В связи с этим более оперативно идет подписание документов и практически нивелирована проблема задержки отгрузки из-за некорректной документации. Электронный документооборот ускорил эти процессы в 5 раз, что позволило обеспечить проточность бизнес-процессов и удовлетворить запросы дистрибьюторов и поставщиков.
В настоящее время не все контрагенты «ООО Нестле Россия» готовы перейти на ЭДО, а потому есть необходимость одновременно вести и электронный, и бумажный документооборот. Но и в этом случае менеджмент компании отмечает снижение временных и кадровых затрат на документальное обеспечение отношений с поставщиками и дистрибьюторами.
Редакция Merchandising.ru
