Бесперебойная работа в сезон отпусков: как все организовать

Реклама ООО «Планограмма», ИНН: 9729045013, erid: 2VSb5xYv6fT

Период массовых отпусков в летний сезон создает серьезную нагрузку на мерчандайзинговые агентства. Нехватка персонала может привести к срыву визитов, ухудшению выкладки товара и потере контроля за розничными точками. Агентство «Планограмма» много лет успешно справляется с этой проблемой благодаря продуманной системе замещения сотрудников, адаптированной под специфику разных стран. Мы попросили их поделиться опытом. 

Подготовка и планирование — основа эффективного замещения

Главный принцип работы «Планограммы» — заблаговременное планирование. Штатное расписание отпусков составляется заранее, что позволяет детально проработать схему замещения. Основные шаги при организации замены включают:

1. Аудит задач. Определяются обязанности, которые необходимо передать: информация о выкладке товара, контроле цен, аудите остатков, размещении POSM, поддержании чистоты. Также уточняется, какие точки требуют особого внимания — все или только ключевые.
2. Планирование сроков. Фиксируются точные даты отпуска основного сотрудника и период, когда замена должна приступить к работе (например, за несколько дней для передачи дел).
3. Подготовку документации и инструкций:

• карт маршрутов и графиков посещения точек;
• актуальных планограмм выкладки;
• распоряжений по работе с мобильными приложениями и ТСД (Терминалом сбора/сканирования данных);
• контактов ключевых лиц в торговых точках и внутри компании;
• процедур отчетности.

4. Обучение замены. Независимо от того, привлекается ли внутренний сотрудник, временный работник или студент, обучение обязательно. Оно включает знакомство со стандартами работы, работу с программным обеспечением и отчетностью, изучение маршрутов и графиков.
5. Мотивацию и контроль. Для замещающего сотрудника устанавливаются четкие KPI: количество посещенных точек, качество выкладки по чек-листу, своевременность отчетов. Продумывается система мотивации — доплаты, премии за выполнение KPI.
6. Коммуникацию. Сотрудников торговых точек необходимо заранее предупредить о замене, а нового работника представить контактным лицам. Обеспечиваются также каналы связи с супервайзером или менеджером. Основной мерчандайзер информируется о том, кто и как будет его замещать.

Рекомендации. Начинать подготовку следует минимум за 1-2 месяца до отпуска, особенно если рассматривается внешний временный найм или аутсорсинг. Даже при внутренней замене (коллегами) требуется время на согласование нагрузки и мотивации.

Стратегии замещения в разных странах

Опыт работы «Планограммы» в разных странах показывает, что подходы к замещению персонала адаптируются под местные условия и рынок труда.

Белоруссия: резервная база и мобильные бригады

В Белоруссии основой замещения становятся:

• резервная база — сотрудники, уже задействованные в проектах, которые активизируются в летний период;
• коллеги из соседних территорий — мерчандайзеры, временно расширяющие зону ответственности за дополнительную мотивацию (премии, отгулы);
• мобильные бригады — группы из 2-3 опытных мерчандайзеров (стаж 3-5 лет), работающие на автомобилях. Это дорогостоящее, но эффективное решение, обеспечивающее быстрое и качественное выполнение задач.

Особенность: в Белоруссии мало студентов, готовых подрабатывать мерчандайзерами, поэтому этот канал пополнения резерва почти не используется.

Казахстан: студенты и 6-дневная рабочая неделя

В Казахстане активно привлекаются студенты, желающие подработать летом. Также используется резервная база постоянных сотрудников. Для компенсации нехватки персонала рабочая неделя часто увеличивается до 6 дней.

Узбекистан: 7-дневная рабочая неделя и высокая мотивация

В Узбекистане сотрудники нередко сами инициируют работу без выходных, так как получают доплаты в 30-40% от зарплаты. Это позволяет поддерживать качество мерчандайзинга даже в пик отпусков.

Россия: самостоятельная замена и резервная база агентства

В России распространена практика, когда мерчандайзеры сами договариваются с коллегами о замещении. Также агентства формируют резервные базы сотрудников, готовых оперативно включаться в работу.

Экспертное мнение

«Эффективность работы в летний период зависит от того, насколько заранее вы начинаете подготовку. Опыт "Планограммы" доказывает, что даже в период массовых отпусков можно сохранять высокий уровень обслуживания торговых точек. Главное — системный подход, адаптация под региональные особенности и четкое планирование. Комбинация резервных сотрудников, мобильных бригад и студентов позволяет гибко закрывать вакансии, а продуманная мотивация и контроль обеспечивают выполнение KPI», — отмечает Андрей Ясюкевич, стратегический партнер агентства  «Планограмма».