Обеление рынка мерчандайзинга: налоговые риски

Для заказчика мерчандайзинга проверка агентства связана с тем, кто фактически работает в торговых точках, как привлекаются исполнители и кто ими управляет. Если в этой цепочке возникают вопросы к оформлению отношений или уплате налогов, последствия могут затронуть и клиента агентства. На фоне инициатив ФНС по обелению рынка предоставления персонала эти вопросы приобретают дополнительное значение. Ранее редакция Merchandising.ru уже писала об эксперименте ФНС и его возможных последствиях для мерчандайзинга.

Как заказчику оценить надежность агентства, где проходит граница между работой с самозанятыми и трудовыми отношениями и какие документы помогут обосновать выбор подрядчика при налоговой проверке? Об этом Merchandising.ru поговорил с Евгенией Андреевной Бондаревой, руководителем практики по разрешению налоговых споров Группы ДРТ.

Евгения Андреевна, что обеление рынка означает для мерчандайзинговых агентств и их клиентов?

С 2017 года ФНС России последовательно работает с отраслями, в которых видит сложившиеся налоговые злоупотребления. Можно вспомнить Хартию в сфере оборота сельскохозяйственной продукции и проект 2018 года по обелению отрасли клининга и технической эксплуатации. Логика таких проектов состоит в том, что налоговая служба выделяет отрасль для особо пристального контроля. Компании, которые не откажутся от незаконной экономии на налогах, рискуют столкнуться с проверками и привлечением к ответственности.

Для рынка существенно то, что претензии могут возникнуть и к заказчикам, которые недостаточно тщательно выбирали контрагента. В концепции обеления отрасли предоставления персонала важная роль отводится именно заказчикам услуг. Поэтому они будут более требовательны к агентствам и могут отказываться от сотрудничества с компаниями, которые не подтверждают свою деловую репутацию и наличие ресурсов для выполнения работ.

Концепция также предусматривает механизм, при котором участвующий в эксперименте заказчик удерживает часть оплаты услуг и перечисляет соответствующие суммы в счет исполнения налоговых обязательств. Фактически на заказчика возлагается дополнительная роль в обеспечении уплаты налогов. Если исполнитель отказывается предоставлять необходимые документы или информацию, он рискует потерять клиента.

Какие модели работы с исполнителями сегодня вызывают больше вопросов у налоговых органов?

Я бы не стала выделять какую-то одну модель. Внимание будет сосредоточено на отрасли в целом. В сфере предоставления персонала, мерчандайзинговых и маркетинговых услуг особенно важна корректность уплаты НДФЛ и страховых взносов за привлекаемых физических лиц.

На мой взгляд, налоговые органы будут оценивать реальное содержание гражданско-правовых отношений с самозанятыми и индивидуальными предпринимателями на упрощенной системе налогообложения. При наличии признаков трудовых отношений возникает риск переквалификации. Проверяющие также будут выяснять, кто непосредственно привлекал мерчандайзеров и ставил им задачи, не было ли агентство техническим звеном для завышения расходов заказчика и не использовались ли выплаты «в конверте».

Поэтому агентствам стоит проверить, соответствует ли оформление договоров фактическим отношениям с исполнителями, насколько тщательно они выбирают мерчандайзеров и контролируют соблюдение налоговых требований.

Где проходит граница между законной работой с самозанятыми и подменой трудовых отношений?

Сама по себе работа с самозанятыми и ИП не означает нарушения, как и привлечение внештатных исполнителей для разовых задач. Сложность заключается в определении реального характера отношений.

Если исполнитель привлекается для конкретной задачи, результат которой фиксируется, а после ее выполнения отношения заканчиваются, это может указывать на гражданско-правовую модель. Если же человек находится в постоянном процессе работы, получает текущие задачи по разным точкам, а агентство контролирует его занятость и согласовывает выходные или отпуск, появляются признаки трудовых отношений.

Особенно сложны ситуации, когда мерчандайзер раньше состоял в штате агентства, затем стал самозанятым, но продолжает работать так же, как прежде. Важно и то, как сам исполнитель воспринимает отношения с агентством: как постоянную подконтрольную работу или как самостоятельную деятельность, в которой он определяет свои возможности и может работать с разными заказчиками. При этом оценивать необходимо совокупность обстоятельств.

Что меняется во внутренней работе агентств и может ли это повлиять на стоимость услуг?

Основная сложность связана с ресурсоемкостью контроля и самоконтроля. Требование не использовать незаконную налоговую оптимизацию существовало всегда. Но когда внимание проверяющих сосредоточено на конкретном рынке, особенно важно понимать, чем гражданско-правовой договор отличается от трудового, и выделять время и средства на проверку исполнителей.

Агентствам приходится нанимать дополнительный персонал или расширять функции действующих сотрудников, например юридического и финансово-бухгалтерского блоков. Значение этих процедур необходимо объяснять и операционным подразделениям. Менеджеры проектов и руководители рабочих групп, которые организуют мерчандайзинг для клиентов, не всегда понимают, зачем нужны дополнительные проверки при подборе исполнителей и в ходе дальнейшей работы.

При этом универсального чек-листа, который позволял бы однозначно исключить риск переквалификации договора в трудовой, нет. Каждую ситуацию нужно оценивать комплексно и выносить профессиональное суждение о наличии налоговых рисков.

На мой взгляд, обеление рынка может привести и к росту стоимости услуг. Один из наиболее понятных для заказчика вариантов состоит в том, что агентство принимает мерчандайзеров в штат и исполняет обязанности по НДФЛ и страховым взносам. Дополнительные расходы на юридическую оценку отношений с исполнителями и проверку соблюдения налоговых требований также могут отражаться на цене.

В каких случаях налоговые проблемы агентства могут затронуть заказчика? Есть ли такие примеры на практике?

Основной риск для заказчика возникает в ситуации, когда налоговый орган связывает нарушения агентства с действиями самого клиента. К возможным последствиям относятся отказ в признании расходов и вычете НДС по оплате услуг агентства, а в определенных обстоятельствах и доначисление заказчику НДФЛ и страховых взносов за мерчандайзеров. К этому могут добавиться пени и штрафы.

При обосновании таких претензий значение имеет, насколько осмотрительно заказчик выбирал агентство, проверял ли наличие у него ресурсов и разбирался ли в том, как оформлены отношения с исполнителями. Поэтому важно сохранять деловую переписку и результаты проверки контрагента. Без этих материалов заказчику будет сложнее подтвердить свою позицию при налоговой проверке.

Могу привести случай, когда налоговые органы предъявили претензии к работе агентства его заказчику и доначислили НДФЛ и страховые взносы с вознаграждения мерчандайзеров.

Основаниями стали недостаточность ресурсов агентства (мерчандайзеры не состояли в его штате) и показания самих исполнителей. Они сообщили, что задачи им ставил заказчик и преимущественно они взаимодействовали именно с ним. Кроме того, агентство не раскрыло документы ни заказчику, ни налоговому органу.

Что проверять при выборе аутсорсингового агентства и насколько глубоко нужно разбираться в цепочке субподряда?

Прежде всего нужно убедиться, что у агентства сложившаяся деловая репутация и достаточно ресурсов для оказания услуг в заявленном объеме. Это могут подтверждать штат, договоры с непосредственными исполнителями, офис и необходимые основные средства.

На практике заказчики сохраняют деловую переписку, посещают офис агентства, запрашивают бухгалтерскую и налоговую отчетность, информацию о штате и порядке поиска мерчандайзеров. Им важно понимать, насколько прозрачно организована работа и как агентство контролирует соблюдение налоговых требований при привлечении исполнителей.

Если агентство привлекает субподрядчиков, ему лучше заранее раскрыть этот факт заказчику и предоставить информацию о них. К субподрядчику возникают те же вопросы, что и к самому агентству: достаточно ли у него ресурсов и как он привлекает исполнителей. Один из первых вопросов проверяющих касается того, кто фактически оказал услуги.

Поэтому агентствам придется открыто объяснять свои бизнес-процессы, если они хотят убедить клиента, что сотрудничество не принесет ему налоговых проблем.

Какие ошибки заказчики допускают уже на этапе тендера и выбора подрядчика?

Основная ошибка состоит в небрежном отношении к документированию выбора контрагента, порядка работы с ним и информации о фактических исполнителях услуг. Последствия такого подхода часто становятся заметны лишь спустя время, во время налоговой проверки.

Поэтому одним из последствий обеления рынка, на мой взгляд, станет более частое включение в тендерные требования условий о раскрытии конечных исполнителей и договоров с ними.

Как выстроить разговор с действующим агентством и какие вопросы задать ему сейчас?

Сначала важно объяснить подрядчику, что дополнительные запросы связаны с налоговыми рисками самого заказчика. Их цель состоит в том, чтобы понять, как организовано оказание услуг и соблюдаются ли налоговые требования.

Стоит уточнить, какими силами и на основании каких договоров агентство выполняет работы, были ли случаи перехода сотрудников из штата в статус самозанятых или ИП, как выбирают и проверяют непосредственных исполнителей и как формируется их вознаграждение. Переписку по этим вопросам необходимо сохранять.

Помогли бы рынку единые рекомендации и диалог между ФНС, агентствами и заказчиками?

Безусловно, работать было бы проще при наличии подробного перечня вопросов к подрядчику и документов для проверки. Однако практика споров о «фирмах-однодневках» и «технических» компаниях показала, что налоговые органы не готовы формировать исчерпывающий список.

Да и само наличие такого перечня не исключает злоупотреблений со стороны подрядчиков и последующих проверок. Диалог между рынком и налоговыми органами очень желателен: он помог бы выработать критерии и лучшие практики проверки контрагентов. Но рассчитывать на универсальное решение, которое устранит все риски, я бы не стала.

Если выделить три действия для снижения рисков, с чего вы рекомендуете начать?

Первое. Оформить отношения с мерчандайзерами как трудовые, если фактически они имеют соответствующие признаки, в том числе постоянный характер работы и контроль со стороны работодателя.

Второе. Проверить статус самозанятых и корректность исполнения налоговых обязательств при работе с ними.

Третье. Проверить субподрядчиков, если они есть в цепочке оказания услуг.

Вывод редакции

Обеление рынка ставит перед агентствами и заказчиками практические вопросы. Кто привлекает мерчандайзеров и управляет их работой, как оформлены отношения с исполнителями, чем подтверждается роль агентства в проекте? Ответы важны уже при выборе подрядчика и согласовании условий сотрудничества.

Заказчику стоит понимать, как устроена услуга, а агентству важно уметь это объяснить и подтвердить. Такой разговор помогает заранее увидеть расхождения между договором и реальной работой в торговых точках, обсудить привлечение субподрядчиков и договориться о документах, которые будут сопровождать проект. На этапе работы это обычно проще, чем восстанавливать детали уже во время проверки.

Отдельного внимания заслуживает стоимость услуги. Оформление отношений с исполнителями и дополнительные проверки требуют ресурсов, что может отражаться на ставках. Поэтому при обсуждении цены важно понимать, как агентство организует проект и за счет чего обеспечит его выполнение. Так заказчику проще сопоставить предложения, а агентству обосновать свою цену.

Обеление рынка мерчандайзинга: налоговые риски агентств и заказчиков