Когда ваш бизнес зависит от быстрого и качественного найма сотрудников, важна каждая деталь — от точной аналитики до пунктуальности рекрутеров. Основная цель — не просто найти нужных людей, а сделать это в минимальные сроки, сохраняя бюджет заказчиков. Именно это привело к идее разработки собственной CRM-системы.
Она позволила сократить стоимость найма в 3 раза, удвоить количество привлекаемого персонала и обеспечить клиентам полный контроль над процессом. Теперь данные всегда под рукой, аналитика прозрачна, а потребности клиентов, как всегда, в приоритете. О том, почему своя CRM стала настоящим помощником в сервисе подбора, расскажет операционный управляющий DIY Service Ксения Шаховская, которая курировала этот процесс.
Как мы работали раньше и почему решили все менять
Раньше каждый сотрудник работал со своими таблицами, постоянно переключаясь между ними. Когда мы привлекали пару десятков кандидатов каждый месяц — это было эффективно, но с ростом запросов клиентов стало ясно: нужно что-то менять. Вот с какими проблемами мы столкнулись:
- Отсутствие общей системы. Данные собирались вручную, это занимало много времени, приводило к неточностям и замедляло подбор. Менеджеры теряли возможность оперативно управлять процессами, заказчики — быстро получать нужных специалистов.
- Потери кандидатов из-за разобщенности отделов. При переходе соискателей между этапами они часто терялись, что снижало конверсию в найм. Например, перспективные кандидаты могли просто «застрять» между этапами. Это замедляло закрытие вакансий.
Мы поняли, что, если не внедрим CRM, то просто не сможем отвечать растущим потребностям наших клиентов.
Задачи, которые мы себе поставили: от простой воронки до комплексной аналитики
Сначала задача казалась довольно простой: мы просто хотели оцифровать взаимодействие двух отделов и сделать перемещение лида по воронке более прозрачным. Однако со временем задачи усложнились. И мы поняли, что необходимо оптимизировать куда больше процессов:
1. «Оцифровать» весь процесс подбора — определить и посчитать ключевые метрики на каждом этапе.
2. Вывести эти данные на наглядные дашборды, чтобы быстро анализировать и улучшать показатели.
3. Повысить эффективность найма:
-
повысить производительность рекрутеров, контролируя их активность;
-
повысить конверсию кандидатов: больше кандидатов доходят до выхода на смену;
-
сократить время закрытия вакансий и время на этапах воронки;
-
повысить успешные закрытия вакансий и загрузку рекрутеров.
4. Улучшить качество подбора:
-
повысить доходимость кандидатов до смены и снизить отток после первой смены/визита;
-
увеличить средний срок работы исполнителей и снизить уровень возвратов.
6. Повысить операционную эффективность:
-
сократить количество коммуникаций с кандидатами;
-
улучшить автоматизацию бизнес-процессов;
-
упростить отчеты и административные задачи;
-
создать единый доступ к базе данных кандидатов и внедрить дифференцированные рассылки.
7. Улучшить финансовые метрики:
-
снизить затраты на привлечение кандидатов и на управление базой данных;
-
оценить доходность внедрения новых систем (ROI).
Аналитика, которую мы получили
CRM предоставила ряд инструментов для контроля и анализа эффективности отдела подбора.
Визуальная аналитика. Руководители видят статус кандидатов и оперативно реагируют, если процесс застопорился. Например, при большом числе кандидатов на одном этапе воронки руководитель получил возможность изучить их данные и понять, почему они не двигаются. Виджеты также помогают самим рекрутерам следить за своей работой, чтобы ничего не упустить.
Аналитика по статусам и сотрудникам. CRM отображает статистику по каждому сотруднику, включая звонки, конверсии и динамику показателей. Интеграция с коллтрекингом обеспечила учет и запись звонков для контроля соблюдения скриптов.
Данные о рекрутерах и найме. Система позволила анализировать статистику по сотрудникам и следить за динамикой их работы, включая конверсии по этапам. Интеграция с коллтрекингом автоматически учитывает звонки и их длительность, помогает выявлять проблемы и обучать сотрудников.
Аналитика по трудоустройству и текучести. Отслеживаются данные о количестве сотрудников, их опыте, увольнениях и динамике активности. Графики помогают выявлять тенденции и улучшать процессы подбора.
Все это помогает так же аргументированно проводить встречи с клиентами, приводить наглядные примеры и подкреплять свои выступления подробной аналитикой.
Как новая CRM-система изменила работу
Вот несколько ключевых изменений, которые мы увидели.
Качественные результаты
1. Прозрачность процесса подбора
Раньше менеджер по подбору персонала должен был помнить, какой проект ему нужно поддерживать, на каком этапе находится каждый кандидат и какие задачи перед ним стоят. Теперь же CRM позволяет за пару секунд получить выгрузку по статусам кандидатов и точному времени их движения. Это помогает избежать задержек и ошибок, а также обеспечить нашим клиентам быстрое и качественное закрытие вакансий, а также предоставление подробной статистики.
2. Актуальность воронки найма
Одним из самых больших преимуществ CRM является возможность отслеживать статус кандидатов в реальном времени. Руководитель может точно видеть, на каком этапе воронки «застрял» кандидат –— например, не прошел собеседование или не подтвердил свое намерение выйти на работу. Это позволяет ему быстро вмешаться и помочь кандидату выйти на смену, что особенно важно для проектов, где скорость подбора критична.
3. Исторические данные для аналитики и прогнозов
Система сохраняет всю историю взаимодействий с кандидатами, что дает клиентам ценную аналитику: сколько сотрудников успешно выходят на смену, остаются надолго и насколько эффективен процесс подбора. Эти данные помогают оптимизировать расходы и прогнозировать потребности в персонале.
4. Слаженная работа ради результата
CRM улучшает взаимодействие между всеми участниками процесса подбора. Это позволяет быстрее находить точки, где процесс можно усилить, что напрямую влияет на своевременное и качественное закрытие вакансий для наших клиентов.
Количественные результаты
Самый заметный эффект — снижение себестоимости закрытия вакансии более, чем в 3 раза после внедрения CRM! Теперь заказчики серьезно экономят и могут получать больше персонала за те же деньги.
Контакты DIY Service:
E-mail: rafael@diyservice.ru
Web-site: https://diyservice.ru/
